Organigrama: organiza tu empresa para el éxito

Última modificación: 6 octubre 2018

En este post vamos a explicar cómo puedes organizar tu empresa para que optimices tus recursos y consigas una estructura operativa en la que todos los miembros conozcan sus funciones y se interrelacionen entre si fácilmente, consiguiendo de esta manera que cada actividad realizada se desarrolle de la manera más eficiente posible.

Forma clásica de organizar una empresa

Una vez hayas determinado los puestos de trabajo necesarios para desarrollar tu actividad, las tareas que los componen y las personas necesarias para llevarlas a cabo, es el momento de que organices estos elementos en una estructura operativa que defina los distintos departamentos o áreas funcionales de tu empresa, sus relaciones, jerarquía y dependencia.

En toda empresa existen unas funciones, áreas funcionales o departamentos que pueden delimitarse de forma más o menos clara.

De forma clásica podemos decir que en la empresa encontraremos las siguientes funciones:

  • Dirección.
  • Comercial.
  • Producción.
  • Administración.

Básicamente la función o el departamento de Dirección se encarga de establecer unos objetivos y criterios que cumplir y en coordinar al resto de departamentos para conseguirlos.

La función Comercial es la encargada de compras, ventas y relaciones con el exterior.

La función de Producción de la fabricación del producto o la prestación del servicio.

Por último, la función de Administración se encarga de gestionar todos los procesos que las otras funciones generan.

Estas cuatro funciones pueden recibir otro nombre o ser ampliadas o reducidas en función del tipo de estructura organizativa que creas más apropiada para llevar a cabo tus fines o de las características de tu equipo.

De esta manera podrías denominar Administración como Gerencia y dividirla en Recursos Humanos por un lado y Contabilidad y Finanzas por otro o sustituir el departamento Comercial por uno denominado Compras y Ventas.

Lo que siempre debes hacer es definir correctamente los departamentos de tu empresa e implantar un sistema de coordinación entre ellos.

organigrama foto

El organigrama

Para facilitarte la tarea de dividir la empresa en los distintos departamentos o funciones debes utilizar una herramienta denominada organigrama.

Confeccionar un organigrama adaptado a las necesidades de tu empresa es imprescindible para su éxito.

El organigrama es una representación gráfica informativa que sirve para determinar la estructura de la empresa y conocer los niveles de jerarquía y las relaciones entre departamentos y empleados.

Recoge las funciones a desarrollar en la empresa relacionadas de forma jerárquica y los responsables de su ejecución.

La parte alta del organigrama:

  • Son áreas de vital importancia para la empresa.
  • Están los puestos de mayor responsabilidad.
  • Deben estar ocupados por personas con gran capacidad y una amplia visión empresarial.

Conforme vamos descendiendo:

  • Los puestos no son vitales para la empresa, pero sí son de gran importancia.
  • Son cargos de responsabilidad.
  • Están ocupados por personas con una visión más centrada en su función.

En la parte baja del organigrama:

  • Las personas son cada vez más fácilmente sustituibles.
  • Los trabajos son de menor responsabilidad y remuneración.
  • Están ocupados por personas con una visión muy parcial de la empresa.

Un organigrama bien definido facilita la gestión del día a día y la organización estratégica.

Aún en el caso de que vayas a estar tu sólo en el negocio es necesario que crees un organigrama que defina los diferentes roles que tendrás que asumir en cada momento.

Tipos de organigramas

Existen distintos tipos de organigrama que puedes utilizar según tus necesidades y preferencias. Algunos de los más importantes son:

Por funciones

Este tipo de organigrama menciona sólamente las grandes funciones de tu empresa y sus relaciones jerárquicas y funcionales.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Nominativos

En un esquema nominativo se indican los nombres y apellidos de cada una de las personas que ocupan un puesto de trabajo en la empresa.

Estos organigramas pueden llegar hasta el nivel de directivos y jefes de servicio, o incluir a toda la plantilla (algo a veces complicado dependiendo el tamaño de la empresa).

Con descripción de puesto

Para entender mejor la organización a veces se detallan las funciones con el resumen de la descripción de puesto de las personas encargadas.

Este tipo de organigramas es especialmente importante en organizaciones grandes donde un departamento de decenas de personas puede estar encargado de una sola función y por lo tanto para entender su funcionamiento hay que detallarla.

Herramientas para hacer organigramas

Por último, te facilitamos algunas herramientas con las que crear tu organigrama.

PowerPoint

La herramienta para presentaciones de Microsoft es bastante sencilla de utilizar. Puedes utilizar cuadros de texto y vincularlos con los conectores disponibles en las autoformas.

Con PowerPoint se puede hacer un organigrama rápidamente y personalizar colores y formas.

Publisher

Es muy parecido al uso de PowerPoint pero está especialmente pensado para diseñar documentos por lo que suele ser una herramienta más precisa.

Word

Puedes insertar un organigrama en una hoja de Word y posteriormente modificarlo a tu gusto.

Tanto PowerPoint como Word tienen una variante gratuita en OpenOffice que puedes utilizar.

Creately

Una herramienta gratuita que te permite crear diagramas sin necesidad de registrarse.

Accedes a un escritorio parecido al que tendrías instalado en tu PC y puedes arrastrar formas, conectarlas, escribir, y todo lo necesario para crear tu documento.

Conclusión

Tanto si vas a estar sólo en tu empresa como si vas a vivir esta aventura acompañado necesitas crear un organigrama que te permita organizarte y distinguir los distintos departamentos en los que se dividirá el negocio.

De esta manera podrás dividir las tareas que hay que realizar entre los diferentes departamentos y determinar las relaciones que deben existir entre los mismos para que el negocio funcione perfectamente 😉

Organigrama: organiza tu empresa para el éxito
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Me llamo Manuel Liberal y soy el creador de Formando Empleo.
Formo parte del fichero de expertos docentes de la Junta de Extremadura y la Junta de Andalucía y llevo desde 2009 impartiendo cursos de FPE en las áreas de Administración, Orientación Laboral y Creación de Empresas.
He colaborado entre otros con Caja de Extremadura, la Agencia Tributaria, Estevez Consulting Group o BBVA.
Actualmente soy formador autónomo especializado en Creación y Gestión de Empresas y Orientación Laboral.

2 comentarios en “Organigrama: organiza tu empresa para el éxito

  1. Hola, por casualidad he conocido tu trabajo y me ha parecido muy interesante, estamos organizando una pequeña empresa acá en el Estado de la Florida, EEUU. y pretendo tomar tus puntos de vista. Volveré a contactar con vos. Soy de Cuba. Gracias.

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