Organigrama: organiza tu empresa para el éxito

En este post vamos a explicar cómo organizar tu empresa de manera que optimices tus recursos y consigas una estructura operativa en la que todos sus miembros conozcan sus funciones y se interrelacionen con el resto de integrantes de la empresa fácilmente, consiguiendo de esta manera que la actividad se desarrolle de la mejor manera posible.

Forma clásica de organizar una empresa

Una vez hayas determinado los puestos de trabajo necesarios para desarrollar tu actividad, las tareas que los componen y las personas necesarias para llevarlas a cabo, es el momento de que organices estos elementos en una estructura operativa que defina los distintos departamentos o áreas funcionales de tu empresa, sus relaciones, jerarquía y dependencia.

En toda empresa existen unas funciones, áreas funcionales o departamentos que pueden delimitarse de forma más o menos clara. De forma clásica podemos decir que en la empresa encontraremos las siguientes funciones:

  • Dirección.
  • Comercial.
  • Producción.
  • Administración.

Básicamente la función o el departamento de Dirección se encarga de establecer unos objetivos y criterios que cumplir y en coordinar al resto de departamentos para conseguirlos.

La función Comercial es la encargada de compras, ventas y relaciones con el exterior.

La función de Producción de la fabricación del producto o la prestación del servicio.

Por último, la función de Administración se encarga de gestionar todos los procesos que las otras funciones generan.

Estas cuatro funciones pueden recibir otro nombre o ser ampliadas o reducidas en función del tipo de estructura organizativa que creas más apropiada para llevar a cabo tus fines o de las características de tu equipo.

De esta manera, podrías decidir denominar Administración como Gerencia y dividirla en Recursos Humanos por un lado y Contabilidad y Finanzas por otro o separar Comercial en Compras y Ventas si lo estimas conveniente.

Lo que siempre tendrás que hacer es definir correctamente las funciones o departamentos de tu empresa e implantar un sistema de coordinación entre ellas.

organigrama foto

El organigrama

Para facilitarte la tarea de dividir la empresa en los distintos departamentos o funciones debes utilizar una herramienta denominada organigrama.

El organigrama es una representación gráfica informativa, pero también sirve para conocer los niveles de jerarquía, relaciones entre empleados y la estructura de la empresa.

Esta organización es fundamental para el buen funcionamiento de tu empresa y debe adaptarse a tus necesidades. Por tanto, confeccionar el organigrama de tu empresa es imprescindible para su éxito.

En definitiva, el organigrama recoge las funciones a desarrollar en la empresa relacionadas de forma jerárquica y los responsables de su ejecución.

La parte alta del organigrama:

  • Son áreas de vital importancia para la empresa.
  • Están los puestos de mayor responsabilidad.
  • Deben estar ocupados por personas con gran capacidad y una amplia visión empresarial.

Conforme vamos descendiendo:

Los puestos no son vitales para la empresa, pero sí son de gran importancia.
Son cargos de responsabilidad.
Están ocupados por personas con una visión más centrada en su función.

En la parte baja del organigrama:

  • Las personas son cada vez más fácilmente sustituibles.
  • Los trabajos son de menor responsabilidad y remuneración.
  • Están ocupados por personas con una visión muy parcial de la empresa.

Tanto en grandes como en pequeñas empresas, así como en negocios unipersonales, un organigrama bien definido facilita la gestión tanto del día a día como la organización estratégica.

En el caso de que vayas a estar tu sólo en el negocio, el organigrama definirá los diferentes roles que tendrás que asumir en cada momento.

Tipos de organigramas

Existen distintos tipos de organigrama que puedes utilizar según tus necesidades y preferencias. Algunos de los más importantes son:

Por funcionesORGANIGRAMA FUNCIONALPara presentar un esquema de organización de la empresa, en muchos casos no son necesarios los nombres de los encargados de los departamentos. Este tipo de organigrama menciona sólamente las grandes funciones de tu empresa y sus relaciones jerárquicas y funcionales.

Nominativos

En un esquema nominativo, se indican los nombres y apellidos de cada una de las personas que ocupan un puesto de trabajo en la empresa.

Estos organigramas pueden llegar hasta el nivel de directivos y jefes de servicio, o incluir a toda la plantilla (algo a veces complicado dependiendo el tamaño de la empresa).

Con descripción de puesto

Para entender mejor la organización, a veces se detallan las funciones con el resumen de la descripción de puesto de las personas encargadas.

Este tipo de organigramas es especialmente importante en organizaciones grandes, donde un departamento de decenas de personas puede estar encargado de una sola función, y por lo tanto para entender su funcionamiento hay que detallarla.

Herramientas para hacer organigramas

Por último, te facilitamos algunas herramientas con las que crear tu organigrama.

PowerPoint

La herramienta para presentaciones de Microsoft es bastante sencilla de utilizar. Puedes utilizar cuadros de texto y vincularlos con los conectores disponibles en las autoformas.

Con PowerPoint se puede hacer un organigrama rápidamente, y personalizar colores y formas.

Publisher

Es muy parecido al uso de PowerPoint, pero está especialmente pensado para diseñar documentos, por lo que suele ser una herramienta más precisa.

Word

Puedes insertar un organigrama en una hoja de Word y posteriormente modificarlo a tu gusto.

Tanto PowerPoint como Word tienen una variante gratuita en open office que puedes utilizar.

Creately

Una herramienta gratuita que te permite crear diagramas sin necesidad de registrarse.

Accedes a un escritorio parecido al que tendrías instalado en tu PC y puedes arrastrar formas, conectarlas, escribir, y todo lo necesario para crear tu documento.

Conclusión

Vayas a llevar sólo tu empresa o acompañado, debes organizarte y distinguir los distintos departamentos en los que se dividirá con el fin de distinguir las tareas que cada uno desarrollarará y las relaciones que deben existir entre los mismos para que el negocio funcione perfectamente 😉

Me llamo Manuel Liberal y soy el creador de Formando Empleo.
Formo parte del fichero de expertos docentes de la Junta de Extremadura y la Junta de Andalucía y llevo desde 2009 impartiendo cursos de FPE en las áreas de Administración, Orientación Laboral y Creación de Empresas.
He colaborado entre otros con Caja de Extremadura, la Agencia Tributaria, Estevez Consulting Group o BBVA.
Actualmente soy formador autónomo especializado en Creación y Gestión de Empresas y Orientación Laboral.

2 comentarios en “Organigrama: organiza tu empresa para el éxito

  1. Hola, por casualidad he conocido tu trabajo y me ha parecido muy interesante, estamos organizando una pequeña empresa acá en el Estado de la Florida, EEUU. y pretendo tomar tus puntos de vista. Volveré a contactar con vos. Soy de Cuba. Gracias.

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